Wyobraź sobie typowy dzień w biurze lub na hali produkcyjnej. Firma, dbając o pracowników (wymogi BHP) oraz o dobry wizerunek podczas spotkań z kontrahentami, kupuje wodę i inne napoje. Od 1 października 2025 roku niemal wszystkie takie zakupy – czy to w szklanych butelkach, w plastikowych butelkach PET do 3 litrów, czy w metalowych puszkach – wiążą się z dodatkową opłatą. Wszedł bowiem w życie nowy system kaucyjny.
W teorii sprawa jest prosta: kupujesz napój, płacisz kaucję, wypijasz, oddajesz puste opakowanie i odzyskujesz pieniądze. Kaucja jest z natury świadczeniem zwrotnym. Co jednak w sytuacji, gdy życie pisze własne scenariusze? Butelka stłucze się w kantynie, puszka zaginie, a kod kreskowy na plastiku przetrze się tak bardzo, że żaden automat go nie przyjmie. Kaucja przepada.
Powstaje więc bardzo praktyczne pytanie: czy te utracone kilka złotych z pojedynczej butelki, które w skali roku u dużego pracodawcy mogą zamienić się w potężną kwotę, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w CIT?
Na to pytanie odpowiedział niedawno Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 30 lipca 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.292.2026.1.AN). Mamy dla Was doskonałe wiadomości.
Kaucja w podatkach – zasada ogólna
Aby dobrze zrozumieć mechanizm, musimy na chwilę zajrzeć do podatkowego słownika. Słowo „kaucja” oznacza pewnego rodzaju zabezpieczenie. Ponieważ z założenia ma ona do nas wrócić, dla urzędu skarbowego jest całkowicie „przezroczysta”. Zapłacenie kaucji nie jest kosztem, a jej zwrot nie jest przychodem.
Ustawa wprowadzająca nowy system kaucyjny nie dodała do przepisów podatkowych żadnych specjalnych, nowych reguł rozliczania tych kwot. Musimy więc opierać się na ogólnych zasadach ustawy o CIT. A ta mówi jasno: aby wydatek był kosztem, musi zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła i być wydatkiem definitywnym (bezzwrotnym).
Moment, w którym kaucja staje się kosztem
W momencie zakupu wody do biura, kaucja nie jest kosztem, bo wciąż zakładamy, że oddamy butelkę. Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy z przyczyn od nas niezależnych (zniszczenie, zabrudzenie, zagubienie) opakowanie nie nadaje się do zwrotu w systemie.
Dyrektor KIS w swojej interpretacji stanął po stronie przedsiębiorców. Uznał, że takie zdarzenia to po prostu wynik ekonomicznie uzasadnionego ryzyka operacyjnego (czyli normalnego ryzyka związanego z prowadzeniem biznesu).
Skoro firma kupiła wodę w celach służbowych (BHP, spotkania biznesowe), to ten wydatek ma ścisły związek z jej działalnością. W chwili, gdy opakowanie bezpowrotnie przepada, kaucja przestaje być „zabezpieczeniem”, a staje się stratą, z którą firma musi się pogodzić. Staje się wydatkiem definitywnym. Oznacza to, że spełnia wszystkie warunki, by stać się pełnoprawnym kosztem uzyskania przychodu.
Kiedy dokładnie zaksięgować utraconą kaucję?
W prawie podatkowym koszty dzielimy na bezpośrednie (np. zakup towaru, który potem sprzedajemy) oraz pośrednie (np. czynsz za biuro, obsługa prawna).
Organ podatkowy słusznie zauważył, że utraconej kaucji za butelkę wody dla pracownika nie da się powiązać z żadnym konkretnym, wygenerowanym przez firmę przychodem. Jest to więc typowy koszt pośredni.
Dla kosztów pośrednich zasada jest prosta: są one potrącalne w dacie ich poniesienia. Zgodnie z art. 15 ust. 4d i 4e ustawy o CIT, dniem poniesienia kosztu jest dzień, w którym ujęto ten koszt w księgach rachunkowych.
W praktyce wygląda to tak: firma nie wrzuca w koszty każdej stłuczonej butelki osobno w dniu jej rozbicia. Robi to na podstawie okresowego podsumowania. Gdy weryfikacja wykaże, ile opakowań zaginęło, firma zdejmuje tę wartość z konta należności (kaucji) i księguje ją jako koszt. To właśnie ten dzień księgowania jest momentem, w którym możemy uwzględnić utraconą kaucję w naszych podatkach.
Jak zabezpieczyć firmę na wypadek kontroli?
Choć stanowisko Dyrektora KIS jest bardzo korzystne i porządkuje pierwsze wątpliwości wokół nowego systemu kaucyjnego, to jako przedsiębiorcy musimy pamiętać o porządku w dokumentach. Urząd Skarbowy zawsze może zapytać, skąd wzięła się dana kwota w kosztach.
Zalecamy wdrożenie prostych, wewnętrznych procedur:
- Prowadź okresową inwentaryzację (spis) posiadanych i zwracanych opakowań.
- Twórz wewnętrzne dokumenty (protokoły) potwierdzające, ile opakowań uległo zniszczeniu lub zagubieniu i z jakich przyczyn.
- Zadbaj o spójną politykę rachunkową w całej firmie, aby ujęcie w księgach było transparentne.
Solidna dokumentacja udowodni w razie kontroli, że wydatek stał się definitywny z przyczyn od nas niezależnych i potwierdzi nasze prawo do pomniejszenia podatku CIT. Pamiętaj, że każdy „grosz” w biznesie ma znaczenie, a prawidłowe zarządzanie utraconymi kaucjami to element dobrej optymalizacji.
Kamil Boruta – radca prawny, Hubert Zapolski
