1 czerwca 2025 r. weszły w życie dwie istotne ustawy, które znacząco zmieniają zasady legalnego zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Nowe regulacje przynoszą uproszczenia, ale i dodatkowe obowiązki dla pracodawców. Celem jest ograniczenie nadużyć, przyspieszenie procedur, ale również zaostrzenie kontroli i kar za nielegalne zatrudnienie.
Co się zmieniło i jak się przygotować? Przedstawiamy najważniejsze zmiany w pigułce.
🔑 Kluczowe zmiany – podsumowanie:
- Pełna elektronizacja procedur – wszystko przez praca.gov.pl
- Likwidacja testu rynku pracy
- Nowe obowiązki informacyjne dla pracodawców
- Zaostrzenie kar i kontroli
- Ograniczenia w wydawaniu zezwoleń na pobyt i pracę
- Zmiany dla agencji zatrudnienia
📲 Elektronizacja procesu zatrudniania
Od czerwca wszystkie procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców – od składania wniosków po odwołania – będą realizowane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. System zintegruje dane z ZUS i Straży Granicznej, co ułatwi kontrolę legalności zatrudnienia.
✅ Zaleta: szybsze i bardziej przejrzyste procedury
⚠️ Wyzwanie: brak doświadczenia z systemem może utrudnić małym firmom sprawne działanie
❌ Koniec testu rynku pracy
Zniesiono obowiązek uzyskiwania informacji starosty o braku kandydatów na dane stanowisko. Dzięki temu:
- skróci się czas legalizacji zatrudnienia,
- zniknie biurokratyczna bariera, szczególnie uciążliwa dla firm w branżach sezonowych i produkcyjnych.
W przypadku wzrostu bezrobocia lokalnie, możliwe będzie jednak czasowe przywrócenie ograniczeń, np. wprowadzenie limitów lub list zawodów niedostępnych dla cudzoziemców.
📩 Nowe obowiązki informacyjne pracodawców
Od teraz pracodawca, a nie cudzoziemiec, odpowiada za przekazywanie wielu informacji urzędom:
Przykładowe zmiany:
- 7 dni na poinformowanie o podjęciu pracy przez cudzoziemca (oświadczenie o powierzeniu pracy)
- 14 dni na zgłoszenie, że cudzoziemiec pracy nie podjął
- 15 dni na zawiadomienie wojewody o zakończeniu pracy osoby posiadającej kartę pobytu
- obowiązek informowania o wcześniejszym zakończeniu zatrudnienia niż przewidziane w umowie
- przekazywanie kopii umowy o pracę przez praca.gov.pl przed zatrudnieniem
⏳ Mniej czasu na reakcję
Czas na przekazanie informacji do wojewody skrócono z 3 do 2 miesięcy, jeśli cudzoziemiec:
- nie rozpoczął pracy,
- miał ponad 2-miesięczną przerwę,
- zakończył zatrudnienie wcześniej niż na 2 miesiące przed końcem zezwolenia.
🚫 Nowe ograniczenia w uzyskaniu zezwoleń
Cudzoziemcy nie będą mogli uzyskać zezwolenia na pobyt i pracę, jeśli przebywają w Polsce na podstawie m.in.:
- wizy turystycznej, studenckiej, szkoleniowej, leczniczej,
- dokumentów wydanych przez inne państwa strefy Schengen.
📌 Pracodawcy muszą weryfikować dokumenty pobytowe z większą dokładnością.
📉 Zmiany w wymiarze czasu pracy
Warunki uzyskania zezwolenia:
- wynagrodzenie nie niższe niż płaca minimalna i wynagrodzenie na podobnym stanowisku,
- wymiar etatu: min. 1/4 etatu, max. pełny etat,
- w przypadku nowo powstałych firm lub zatrudnienia poniżej 0,5 etatu – zezwolenie tylko na 1 rok.
🧾 Agencje zatrudnienia – nowe wymogi
Agencje, które chcą świadczyć usługi pracy tymczasowej lub pośrednictwa dla cudzoziemców, muszą:
- mieć co najmniej 2 lata działalności (dot. nowych wpisów),
- zapłacić 1000 zł opłaty rejestracyjnej.
Agencje działające przed 1 czerwca 2025 muszą złożyć wniosek o zmianę wpisu do 31 sierpnia 2025, aby kontynuować działalność.
⚠️ Surowsze kary i kontrole
Co się zmienia:
- Zlikwidowano górny limit grzywny
- Kara za zatrudnienie jednego nielegalnie pracującego cudzoziemca: od 3000 zł do 50 000 zł
- Kara za skierowanie cudzoziemca do pracy przez nieuprawniony podmiot: 6000 zł
- Możliwe równoczesne kontrole Straży Granicznej i PIP
💬 Eksperci komentują
„Nowe przepisy upraszczają procedury, ale zwiększają odpowiedzialność pracodawców. Brak wiedzy może kosztować dziesiątki tysięcy złotych – dlatego warto planować legalizację z wyprzedzeniem i korzystać z profesjonalnego wsparcia.”
– Daniel Nowakowski, Trenkwalder Polska
„Część zmian to realizacja postulatów przedsiębiorców, ale ogólnikowość niektórych zapisów budzi wątpliwości interpretacyjne. Mimo to liczymy, że uszczelnienie systemu zwiększy jego przewidywalność.”
– Nadia Winiarska, Konfederacja Lewiatan
✅ Podsumowanie – co powinien zrobić pracodawca?
🔹 Sprawdź, czy Twoje procedury są zgodne z nowymi przepisami
🔹 Przeszkol osoby odpowiedzialne za zatrudnianie cudzoziemców
🔹 Zautomatyzuj procesy informacyjne – np. poprzez integrację z praca.gov.pl
🔹 Zadbaj o terminowość raportowania
🔹 Weryfikuj dokładnie dokumenty legalizujące pobyt i pracę
🔹 Rozważ korzystanie z profesjonalnych usług legalizacyjnych
📌 Nowe przepisy to krok w kierunku cyfryzacji i przejrzystości, ale wymagają od firm większej ostrożności. Jedna pomyłka może oznaczać nie tylko grzywnę, ale też poważne kłopoty organizacyjne.
Jeśli zatrudniasz cudzoziemców – nie czekaj z dostosowaniem się do nowych regulacji.
Kamil Boruta – radca prawny, Aleksandra Smok
