Wdrożenie Krajowego Systemu eFaktur (KSeF) budzi wiele uzasadnionych pytań, zwłaszcza w obszarze transakcji międzynarodowych. Nowe obowiązki cyfrowe wymagają niezwykłej precyzji, a wszelkie błędy mogą skutkować problemami z urzędem skarbowym. Poniżej przedstawiamy kompleksowe zestawienie zasad wystawiania faktur zagranicznych ze szczególnym uwzględnieniem usług świadczonych na rzecz firm z Unii Europejskiej oraz Stanów Zjednoczonych.
KSeF a faktury zagraniczne. Kiedy system jest obowiązkowy?
KSeF staje się powoli standardem dla wszystkich grup podatników. Warto pamiętać, że system ten obejmuje swoim zasięgiem również sprzedaż na rzecz podmiotów zagranicznych. Przedsiębiorca dokonujący transakcji B2B z klientem spoza Polski ma bezwzględny obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów.
Wystawienie dokumentu w systemie to jednak tylko połowa procesu. Zagraniczny nabywca z oczywistych względów nie ma dostępu do polskiego portalu podatkowego. Właśnie dlatego przepisy nakładają na wystawcę wymóg przekazania faktury w sposób uzgodniony z kontrahentem. Może to być:
- plik PDF wysłany drogą mailową,
- tradycyjny dokument papierowy,
- wizualizacja faktury wyposażona w kod QR, który umożliwia nabywcy szybki podgląd i weryfikację autentyczności dokumentu.
Wyjątki od reguły. Czego nie musisz zgłaszać do systemu?
Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje konkretne sytuacje, w których sprzedawca jest całkowicie zwolniony z obowiązku używania rządowej platformy. Należą do nich między innymi:
- sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (popularne transakcje B2C),
- sprzedaż rozliczana w ramach specjalnych procedur takich jak VAT OSS,
- czynności wykonywane przez podmioty zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Jeżeli świadczysz usługi dla zagranicznej osoby prywatnej, fakturę wystawiasz na starych zasadach i przekazujesz ją bezpośrednio swojemu nabywcy.
Usługi dla firm z Unii Europejskiej. Dlaczego stosujemy kod NP2?
Świadczenie usług prawnych czy informatycznych dla podmiotów biznesowych z terytorium Unii Europejskiej podlega ogólnej zasadzie ustalania miejsca świadczenia (zgodnie z artykułem 28b polskiej ustawy podatkowej). Oznacza to, że miejscem opodatkowania jest kraj, w którym zagraniczny nabywca posiada swoją siedzibę.
Polski usługodawca nie wykazuje w takiej sytuacji krajowego podatku VAT. Wystawia dokument z odpowiednią adnotacją o odwrotnym obciążeniu, przenosząc obowiązek rozliczenia daniny bezpośrednio na swojego klienta.
W systemie KSeF kluczowe jest jednak prawidłowe techniczne otagowanie transakcji. Dla usług wewnątrzwspólnotowych zarezerwowany jest kod NP2. Transakcje unijne podlegają bowiem obowiązkowi wykazania w unijnej informacji podsumowującej. Zastosowanie tagu NP2 zapewnia pełną spójność danych pomiędzy systemem eFaktur, plikami JPK oraz deklaracjami o handlu wewnątrzwspólnotowym.
Usługi dla firm z USA i państw spoza Unii. Kiedy używamy kodu NP1?
Sytuacja wyglądanieco inaczej, gdy Twoim klientem jest firma ze Stanów Zjednoczonych lub innego kraju nienależącego do wspólnoty europejskiej. W tym przypadku również działa wspomniany wcześniej mechanizm z artykułu 28b. Miejscem opodatkowania pozostaje kraj nabywcy, a polski przedsiębiorca wystawia dokument z zerową stawką polskiego podatku.
Zasadnicza różnica polega na obowiązkach sprawozdawczych urzędu. Sprzedaż usług do USA nie podlega wykazaniu w unijnej informacji podsumowującej. Z tego właśnie powodu w systemie eFaktur należy użyć znacznika NP1.
Kod NP1 w jasny sposób informuje administrację skarbową o dwóch faktach:
- czynność nie podlega opodatkowaniu w Polsce,
- transakcja nie wymaga żadnego raportowania w ramach wymiany unijnej.
Zastosowanie w tym przypadku znacznika NP2 byłoby poważnym błędem i mogłoby sprowokować systemy analityczne urzędu skarbowego do wezwania podatnika w celu złożenia dodatkowych i czasochłonnych wyjaśnień.
Podsumowanie dla działów księgowości
Prawidłowa kategoryzacja zagranicznych usług to absolutny fundament bezpiecznych rozliczeń Twojej firmy. Warto wdrożyć w organizacji prostą regułę:
- Kod NP2 wybierasz dla transakcji z firmami z Unii Europejskiej (gdzie istnieje konieczność raportowania wspólnotowego).
- Kod NP1 wybierasz dla transakcji z podmiotami spoza Unii Europejskiej na przykład z USA czy Wielkiej Brytanii (gdzie brak jest wymogów raportowania wspólnotowego).
W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących klasyfikacji podatkowej nietypowych kontraktów międzynarodowych eksperci naszej kancelarii służą pełnym wsparciem doradczym.
Autorzy: Kamil Boruta – radca prawny, Hubert Zapolski
