W dobie rosnącej popularności samochodów elektrycznych coraz więcej firm decyduje się na modernizację floty i udostępnianie pracownikom pojazdów elektrycznych – także do użytku prywatnego. Wraz z tym trendem pojawiają się pytania dotyczące zasad rozliczania kosztów ładowania takiego auta w miejscu zamieszkania pracownika. Dobre wieści – najnowsze interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) są korzystne zarówno dla firm, jak i pracowników.
Zwrot kosztów ładowania – firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 24 kwietnia 2025 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK), firma może odliczyć 75% kosztów zwróconych pracownikowi za energię elektryczną zużytą do ładowania samochodu służbowego w jego miejscu zamieszkania – o ile spełnione są konkretne warunki techniczne i dokumentacyjne.
W analizowanej sprawie pracownik ładował samochód w prywatnym garażu, w którym zamontowano oddzielny punkt poboru energii (PPE), dedykowany wyłącznie ładowaniu firmowego auta. PPE był wyposażony w licznik energii oraz inteligentną ładowarkę AC z funkcją zdalnego dostępu i rejestracją zużycia. Pracownik otrzymywał fakturę od dostawcy energii, sporządzał zestawienie zużycia i przedstawiał firmie w celu rozliczenia.
Dlaczego tylko 75%?
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT, w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu jedynie 75% poniesionych wydatków. Pozostałe 25% należy wyłączyć.
Pracownik nie uzyskuje dodatkowego przychodu
Kluczową kwestią było również ustalenie, czy zwrot kosztów za energię nie stanowi dla pracownika dodatkowego przychodu do opodatkowania. Odpowiedź KIS jest jednoznaczna – nie.
Zgodnie z interpretacją z 24 kwietnia 2025 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.192.2025.2.MJ), pracownik korzystający z samochodu elektrycznego do celów prywatnych uzyskuje zryczałtowany przychód w wysokości 250 zł miesięcznie. Ten ryczałt obejmuje wszelkie koszty eksploatacyjne, w tym również energię elektryczną zużytą do ładowania pojazdu.
Podstawą prawną jest art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, który określa wysokość nieodpłatnego świadczenia dla pracownika korzystającego ze służbowego pojazdu:
- 250 zł miesięcznie – dla pojazdów elektrycznych oraz o mocy do 60 kW,
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych pojazdów.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli firma zwraca pracownikowi kilkaset złotych miesięcznie za energię, nie ma obowiązku doliczania tych kwot do jego przychodu.
Co z VAT?
W przypadku rozliczeń VAT fiskus dopuszcza odliczenie 50% VAT od energii zużytej do ładowania samochodu, jeśli auto wykorzystywane jest do celów mieszanych (służbowych i prywatnych). Zgodnie z art. 86a ust. 2 pkt 3 ustawy o VAT, możliwe jest odliczenie VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu – choć energia elektryczna nie jest tam wymieniona wprost, katalog jest otwarty, co potwierdzają wcześniejsze interpretacje.
Warunki do spełnienia – dokumentacja ma kluczowe znaczenie
Choć interpretacje podatkowe są korzystne, fiskus wyraźnie wskazuje, że odliczenie kosztów możliwe jest tylko przy odpowiednim udokumentowaniu:
- Oddzielny PPE przypisany do stanowiska ładowania,
- Licznik energii przypisany wyłącznie do ładowarki,
- Faktury wystawione na pracownika przez dostawcę energii,
- Raporty zużycia energii z ładowarki zintegrowanej z pojazdem,
- Zestawienie sporządzone przez pracownika zgodnie z umową ze spółką.
Firmy, które chcą rozliczać tego typu wydatki, muszą przygotować odpowiednie procedury oraz zadbać o archiwizowanie dokumentacji – na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej.
Podsumowanie – korzyści dla obu stron
Najnowsze interpretacje KIS pokazują, że fiskus nie robi problemów z rozliczaniem kosztów ładowania samochodów elektrycznych – pod warunkiem zachowania przejrzystej dokumentacji i stosowania przepisów zgodnie z ich literą.
Dla firm oznacza to realne oszczędności i możliwość częściowego odliczenia kosztów oraz VAT, a dla pracowników – brak dodatkowego przychodu i prostsze rozliczenia podatkowe.
Chcesz wdrożyć takie rozwiązania w swojej firmie?
Zadbaj o odpowiednią umowę z pracownikiem, techniczne przygotowanie punktu ładowania oraz przejrzyste zasady dokumentowania kosztów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym – interpretacje indywidualne nadal pozostają najlepszym zabezpieczeniem podatkowym.
Kamil Boruta – radca prawny, Aleksandra Smok
