Zbliżający się termin obligatoryjnego wdrożenia Krajowego Systemu eFaktur wymusza na przedsiębiorcach gruntowną rewizję dotychczasowych procedur księgowych oraz sprzedażowych. Rewolucja ta dotknie nie tylko samego fakturowania ale także sposobu przekazywania dokumentacji dodatkowej oraz obsługi transakcji międzynarodowych. Poniżej analizujemy kluczowe wyzwania operacyjne z perspektywy prawnej i praktycznej.
Problem załączników i specyfikacji usług
Wielu przedsiębiorców, w tym kancelarie prawne czy firmy budowlane, tradycyjnie dołącza do faktur szczegółowe zestawienia wykonanych prac, raporty godzinowe lub protokoły odbioru. W nowej rzeczywistości cyfrowej przesyłanie takich dokumentów wymaga zmiany podejścia. Podatnicy mają do wyboru trzy główne ścieżki postępowania.
Pierwszym rozwiązaniem jest wykorzystanie dedykowanych pól tekstowych w strukturze samej faktury ustrukturyzowanej. Należy jednak pamiętać o istotnych ograniczeniach technicznych. Pola te mają limit znaków i nie pozwalają na edycję wizualną tekstu taką jak pogrubienia czy zmiana wielkości czcionki.
Druga opcja to stosowanie ustrukturyzowanych załączników dla danych o dużej złożoności. Jest to rozwiązanie dedykowane branżom takim jak telekomunikacja czy media, gdzie liczba pozycji na fakturze jest ogromna. Skorzystanie z tej funkcjonalności wymaga jednak wcześniejszego zgłoszenia takiego zamiaru Szefowi KAS poprzez elektroniczny Urząd Skarbowy.
Trzecią i najbardziej elastyczną metodą jest przesyłanie załączników odrębnym kanałem komunikacji uzgodnionym z kontrahentem. Może to być tradycyjna wiadomość mailowa zawierająca wizualizację faktury wraz z dołączonym protokołem lub zestawieniem. Taki sposób nie zwalnia oczywiście z obowiązku wystawienia faktury właściwej w systemie ministerialnym.
Transakcje z podmiotami zagranicznymi i konsumentami
System został zaprojektowany głównie do obsługi obrotu profesjonalnego między polskimi podatnikami VAT. W przypadku wystawiania faktur na rzecz podmiotów zagranicznych lub osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej procedura wygląda inaczej.
W takich sytuacjach podatnik ma obowiązek wystawić fakturę w systemie KSeF, a następnie przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Zazwyczaj będzie to przesłanie pliku PDF lub wydruku papierowego. Kluczowym wymogiem prawnym jest tutaj opatrzenie takiej wizualizacji specjalnym kodem QR. Kod ten umożliwia nabywcy, który nie ma dostępu do systemu, weryfikację autentyczności dokumentu oraz zgodności danych z zapisem systemowym. Należy dbać o to, aby wizualizacja merytorycznie w pełni odpowiadała danym przesłanym do ministerstwa.
Wyzwania po stronie zakupowej i wydatki pracownicze
System KSeF działa w jedną stronę i nie wysyła powiadomień o otrzymaniu nowej faktury. To nabywca musi aktywnie pobierać dokumenty z systemu. Jest to kwestia krytyczna dla zachowania płynności finansowej, gdyż data przydzielenia numeru systemowego jest uznawana za datę otrzymania faktury. Warto zweryfikować umowy z dostawcami pod kątem definicji terminu płatności w nowym reżimie prawnym.
Szczególnym problemem operacyjnym mogą stać się zakupy dokonywane przez pracowników, na przykład paliwo czy materiały biurowe. W nowym modelu pracownik nie otrzyma faktury do ręki, a dokument trafi bezpośrednio do cyfrowego archiwum pracodawcy. Może to rodzić trudności z identyfikacją, kto i w jakim celu dokonał zakupu. Rekomendowanym rozwiązaniem jest instruowanie pracowników, aby prosili sprzedawców o wpisywanie ich danych identyfikacyjnych lub numerów wewnętrznych w polach dodatkowych faktury.
Procedury na wypadek awarii i braku dostępu do sieci
Ustawodawca przewidział scenariusze, w których system jest niedostępny. Wyróżniamy tutaj planowane prace serwisowe, nagłe awarie po stronie ministerstwa oraz problemy z łącznością po stronie podatnika.
W przypadku oficjalnej awarii systemu, o której informuje komunikat w Biuletynie Informacji Publicznej, podatnik może wystawiać faktury w trybie offline. Muszą one być zgodne ze strukturą logiczną systemu. Po zakończeniu awarii przedsiębiorca ma 7 dni roboczych na przesłanie wystawionych dokumentów do systemu.
Istnieje również tak zwany tryb offline podatnika. Dotyczy on sytuacji, gdy to firma ma problem z dostępem do internetu. Wówczas fakturę wystawioną poza siecią należy przesłać do systemu w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Rekomendacja kancelarii
Wdrożenie nowych przepisów to proces wykraczający poza dział księgowości. Wymaga on dostosowania umów, przeszkolenia personelu dokonującego zakupów oraz wdrożenia procedur awaryjnych. Zalecamy przeprowadzenie audytu gotowości operacyjnej przedsiębiorstwa na kilka miesięcy przed wejściem w życie obowiązkowego systemu. Nasz zespół prawny pozostaje do Państwa dyspozycji w zakresie doradztwa przy wdrażaniu tych zmian.
Kamil Boruta – radca prawny, Hubert Zapolski
