Wdrożenie systemu e-faktur wymaga od przedsiębiorców szerokich zmian w procedurach księgowych, podatkowych i systemach informatycznych. Projekt ustawy opracowany przez Ministerstwo Finansów przewiduje kilka istotnych modyfikacji, które mają na celu ułatwić przebieg wdrożenia i dać firmom czas na przygotowania.
Nowe regulacje wprowadzają dwustopniowe wdrożenie obowiązkowego KSeF. Dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekracza w tym roku 200 mln zł, termin to 1 lutego 2026 r. Natomiast pozostałe przedsiębiorstwa będą musiały dostosować się dwa miesiące później.
Warto podkreślić, że od teraz do 31 lipca 2026 r. nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach ani w mechanizmie podzielonej płatności. Nie będą również nakładane kary za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z systemem, w tym za niewystawienie faktury w formie elektronicznej. Dodatkowo, dla tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, faktury o wartości do 450 zł brutto można będzie wystawiać w tradycyjnej formie do końca września 2026 r., pod warunkiem, że ich miesięczna wartość nie przekracza 10 tys. zł.
Inną ważną zmianą jest wprowadzenie trybu offline dla wszystkich podatników do końca przyszłego roku, co ma ułatwić funkcjonowanie firm mających trudności z pełną cyfryzacją.
Nowe rozwiązania dają również przedsiębiorcom większą elastyczność – od teraz będą mogli korzystać z e-faktur dla klientów indywidualnych nieprowadzących działalności, co pozwala na łagodniejsze przejście do pełnej cyfryzacji. Jednak wdrażanie KSeF wiąże się z koniecznością szeroko zakrojonych zmian w procedurach i systemach wewnętrznych.
Przedsiębiorcy, którzy już wcześniej rozpoczęli pracę nad KSeF, powinni zweryfikować swoje rozwiązania pod kątem najnowszych zmian w schemacie FA(3), aby uniknąć konieczności wprowadzania poprawek i wyeliminować ryzyko niezgodności. Natomiast ci, którzy nie mają jeszcze doświadczenia z tym systemem, powinni jak najszybciej przeanalizować swoje procesy sprzedaży i zakupu, sprawdzając, jakie dane są niezbędne i jakie narzędzia mogą im w tym pomóc.
Ponadto, firmy które już realizują raportowanie w ramach Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK), powinny ocenić swoją gotowość do nowych wymogów, aby nie przeciążać zespołów i zapewnić wysoką jakość swoich procesów. Skuteczne przygotowanie to klucz do bezproblemowego wdrożenia KSeF i uniknięcia potencjalnych problemów w przyszłości.
Kamil Boruta – radca prawny, Oliwia Synowiec
