Nadchodzi rewolucja w procedurze cywilnej, do której profesjonalni pełnomocnicy muszą przygotować się w trybie natychmiastowym. Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego, wchodząca w życie z początkiem marca 2026 roku, fundamentalnie zmienia sposób komunikacji z wymiarem sprawiedliwości. Portal Informacyjny Sądów Powszechnych przestaje być jedynie skrzynką odbiorczą, a staje się kluczowym narzędziem do aktywnego wnoszenia pism. Niedopełnienie nowych obowiązków cyfrowych może skutkować bezskutecznością pisma, dlatego warto dokładnie przeanalizować nowe regulacje.
Kluczową zmianą jest przejście na dwukierunkową komunikację cyfrową. Do tej pory system służył nam głównie do odbierania korespondencji z sądu (doręczenia). Od 1 marca 2026 roku profesjonalni pełnomocnicy (adwokaci, radcy prawni, rzecznicy patentowi) będą zobligowani do wykorzystywania Portalu również do wysyłania pism procesowych w określonych kategoriach spraw.
Zamknięty katalog pism. Co musimy wnosić przez Portal?
Zgodnie z nowym brzmieniem przepisów Kodeksu postępowania cywilnego ustawodawca wprowadził tak zwany zamknięty katalog pism, które pod rygorem nieważności (lub bezskuteczności) należy wnosić drogą elektroniczną. Dotyczy to pism wnoszonych przez zawodowych pełnomocników. Wysłanie ich tradycyjną pocztą po 1 marca 2026 roku będzie błędem w sztuce.
Do kategorii pism wnoszonych obowiązkowo przez Portal należą:
- Apelacje (stąd potoczne określenie zmian jako „elektroniczna apelacja”).
- Zażalenia (z wyłączeniem tych kierowanych do Sądu Najwyższego).
- Skargi na orzeczenie referendarza sądowego.
- Wszelkie pisma procesowe związane z powyższymi środkami zaskarżenia (na przykład odpowiedź na apelację, uzupełnienie braków formalnych apelacji).
- Wnioski o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem oraz pisma uzupełniające braki takich wniosków.
- Zgłoszenia udziału w sprawie przez pełnomocnika.
- Zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa.
- Zawiadomienia o zmianie danych kontaktowych (adresu, telefonu, adresu poczty elektronicznej).
- Oświadczenia o wyrażeniu zgody na mediację.
- Wnioski o przeprowadzenie posiedzenia w trybie zdalnym.
- Wnioski o nadanie klauzuli wykonalności (dla tytułów pochodzących od sądu).
- Wnioski o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Co pozostaje w formie tradycyjnej?
Cyfryzacja nie obejmuje jeszcze każdego aspektu postępowania. Część pism nadal musi lub może być wnoszona w formie papierowej. Rozróżnienie to jest kluczowe dla zachowania terminów i skuteczności czynności procesowych.
Formę tradycyjną (papierową) zachowujemy dla:
- Pozwów (pism inicjujących postępowanie w I instancji), o ile nie są one obsługiwane przez odrębne systemy jak EPU.
- Pism procesowych w toku I instancji, które nie znalazły się w katalogu „portalowym” (na przykład wnioski dowodowe składane przed wyrokiem, niezwiązane z apelacją).
- Zażaleń do Sądu Najwyższego oraz skarg kasacyjnych.
- Pism składanych przez strony nieposiadające profesjonalnego pełnomocnika (obywatele mogą nadal korzystać z biura podawczego lub poczty).
Ograniczenia techniczne i załączniki
Ustawodawca przewidział sytuacje, w których technologia może okazać się barierą. Maksymalny rozmiar pojedynczego załącznika w systemie określono na 100 MB. Co zrobić w sytuacji, gdy materiał dowodowy (na przykład nagranie wideo lub obszerna dokumentacja zdjęciowa) przekracza ten limit?
W takim przypadku samo pismo procesowe należy wnieść przez Portal Informacyjny, natomiast załącznik, którego nie da się zdigitalizować lub przesłać, należy złożyć w sądzie w formie tradycyjnej (na nośniku danych lub w papierze) w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma.
Zmiany w organizacji pracy sądów
Nowe przepisy wymuszają również reorganizację wewnętrzną sądów. Projektowane zmiany w Regulaminie urzędowania sądów powszechnych przewidują, że w przypadku wpłynięcia elektronicznej apelacji przewodniczący wydziału podejmie czynności zmierzające do przekazania akt sądowi odwoławczemu w formie cyfrowej. Sąd II instancji będzie pracował na aktach dostępnych w systemie teleinformatycznym.
Co istotne, zniknie możliwość żądania odpisów pism procesowych wniesionych przez Portal. Sąd i strony będą dysponować wersją cyfrową. Ponadto wprowadzono mechanizm bezpośrednich doręczeń elektronicznych między pełnomocnikami za pośrednictwem Portalu dla pism, które nie są wnoszone do sądu tą drogą.
Podsumowanie
Marzec 2026 roku to data graniczna dla nowoczesnego procesu cywilnego. Dla profesjonalistów kończy się era wyboru formy wnoszenia najważniejszych środków odwoławczych. Elektroniczna apelacja staje się faktem, a biegłość w obsłudze Portalu Informacyjnego staje się równie ważna jak znajomość przepisów prawa materialnego.
Kamil Boruta – radca prawny, Hubert Zapolski
