Już od przyszłego roku polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur elektronicznych w ramach krajowego systemu KSeF. Natomiast za pięć lat Polska będzie musiała wdrożyć unijne standardy e-fakturowania zgodne z pakietem VIDA. Mimo to, wciąż pojawiają się pytania, jak te dwa rozwiązania będą funkcjonować razem i czy możliwa będzie choćby konwersja struktury faktur pomiędzy systemami.
Kiedy obowiązek stanie się powszechny?
Zgodnie z przyjętym projektem, od lutego 2026 r. najwięksi polscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w KSeF, a od kwietnia 2026 r. – reszta firm. Pomimo tego, że projekt nowelizacji ustawy o VAT był już złożony i początkowo planowano jego szybkie przyjęcie, to nadal nie został jeszcze zatwierdzony przez rząd, mimo deklaracji o szybkim procesie legislacyjnym.
Unijne e-faktury za 5 lat
Prace nad unijnym pakietem VIDA, który zakłada standaryzację faktur elektronicznych na poziomie UE, nabrały tempa i został właśnie zatwierdzony przez Radę Unii Europejskiej.
Pakiet ten wprowadza szereg obowiązków, m.in.:
- od 1 lipca 2028 r. – uproszczenie obowiązków w całej UE poprzez jednolitą rejestrację VAT (Single VAT Registration),
- między 1 lipca 2028 a 1 stycznia 2030 r. – uregulowanie opodatkowania usług platformowych,
- od lipca 2030 r. – obowiązek wystawiania faktur w unijnym standardzie dla transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- od 2035 r. – obowiązek wystawiania faktur elektronicznych zgodnie z normami UE także dla transakcji krajowych.
Dla Polski oznacza to, że od 1 lipca 2030 r. przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury transgraniczne w unijnym formacie, a od 2028 roku będzie można oczekiwać uproszczeń dla firm działających na wielu rynkach UE.
Dostosowania systemów i przyszłe wyzwania
Polska ma czas do 2035 roku na pełne dostosowanie swoich systemów do unijnych standardów VIDA. Biorąc pod uwagę, że polski system KSeF używa obecnie własnego formatu XML, znacznie różniącego się od unijnego, pojawiły się pytania o możliwość konwersji struktur – tak, aby przedsiębiorcy mogli łatwo przełączać się pomiędzy systemami.
Eksperci wskazują, że przydatne byłoby, aby KSeF umożliwiał automatyczną konwersję do formatu unijnego, co znacznie ułatwiłoby funkcjonowanie firm i zminimalizowało możliwe utrudnienia techniczne. Na razie jednak brak jest jasnej deklaracji, na ile takie rozwiązanie będzie technicznie możliwe i wprowadzone.
Co zmieni się w terminach i obowiązkach?
Pakiet VIDA przewiduje także zmianę terminów wystawiania faktur. Obecnie faktury należy wystawiać do 15 dnia miesiąca po dokonaniu dostawy. Od 2028 r. firmy, objęte obowiązkiem raportowania, będą musiały wystawiać je w ciągu 10 dni od momentu powstania obowiązku podatkowego – co może prowadzić do konieczności zmian w codziennych procedurach.
Czy wdrożenie VIDA wpłynie na funkcjonowanie KSeF?
Z punktu widzenia Ministerstwa Finansów, kluczowe jest zapewnienie, że wdrożenie unijnych standardów nie zakłóci funkcjonowania krajowego systemu KSeF. Obecnie władze podkreślają, że dołożą wszelkich starań, aby nowe rozwiązania jak najmniej obciążały przedsiębiorców i nie wymagały wielu zmian technicznych.
Konieczność dopasowania polskiego systemu do unijnej normy przyczynia się jednak do dylematów i niepewności.
Kamil Boruta – radca prawny, Oliwia Synowiec
