Dobra wiadomość dla przedsiębiorców! Po czterech latach zmienia się podejście fiskusa do rozliczania wydatków na poczęstunek dla zespołu. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) uznał, że wydatki na posiłki, kawę, herbatę czy przekąski dla pracowników i współpracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. To duża zmiana na korzyść podatników – i sygnał, że przepisy zaczynają nadążać za realiami rynku pracy.
📌 Sprawa, która zmieniła interpretację
Cała historia zaczęła się od wniosku spółki z branży IT, która zapytała, czy może zaliczyć do kosztów wydatki na artykuły spożywcze udostępniane personelowi.
W biurze dostępne były m.in.:
☕ kawa, herbata, mleko, cukier,
🥛 woda mineralna, soki,
🍎 warzywa, owoce, ciastka,
🥪 a podczas spotkań – kanapki, pizza lub lunch boxy.
W zespole pracowały osoby zatrudnione zarówno na umowę o pracę, jak i na umowy cywilnoprawne w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej.
W 2020 roku dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał, że kosztem podatkowym mogą być jedynie wydatki dotyczące pracowników etatowych. Wydatki przypadające na współpracowników (prowadzących działalność gospodarczą) – już nie.
💬 KAS: posiłki dla współpracowników też mogą być kosztem
11 października 2024 r. szef KAS wydał zmienioną interpretację (nr DOP4.8221.8.2021.CPXV), w której w pełni przyznał rację spółce.
„Wydatki na zakup artykułów spożywczych […] zarówno w zakresie, w jakim dotyczą pracowników, jak i współpracowników, spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.” – wskazał szef KAS.
To oznacza, że koszty poczęstunku nie mają charakteru reprezentacyjnego, lecz są elementem organizacji pracy i motywowania zespołu. Tym samym można je zaliczyć do kosztów podatkowych – niezależnie od formy współpracy.
💡 Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Nowe stanowisko skarbówki to realne ułatwienie w rozliczeniach.
Dotychczas pracodawcy musieli w praktyce dzielić wydatki na „pracowników” i „współpracowników”, co było trudne i nielogiczne – zwłaszcza w branżach, gdzie model B2B jest powszechny (np. IT, marketing, doradztwo).
Eksperci podkreślają, że decyzja KAS uwzględnia gospodarcze realia i powinna zostać rozszerzona także na inne obszary, np. imprezy integracyjne.
🥳 Co z imprezami integracyjnymi?
Choć zmiana interpretacji dotyczyła głównie poczęstunku w miejscu pracy, doradcy podatkowi zwracają uwagę, że podobne zasady powinny objąć także spotkania integracyjne.
– „Skarbówka przestaje wymagać od pracodawców rzeczy niewykonalnej – liczenia, kto zjadł więcej ciastek. Teraz warto, by szef KAS rozszerzył tę logikę na imprezy integracyjne” – komentuje doradca podatkowy Joanna Rudzka.
Podobnego zdania jest Grzegorz Grochowina z KPMG, który zauważa, że kilka lat temu fiskus dopuszczał takie rozliczenie, a później nagle je ograniczył. Teraz kierunek znowu się odwraca – i słusznie.
W orzecznictwie sądów administracyjnych także pojawia się coraz więcej korzystnych wyroków.
Przykładowo, WSA we Wrocławiu (I SA/Wr 1167/21) orzekł, że wydatki na spotkanie integracyjne z udziałem współpracowników nie mogą być traktowane jako reprezentacja.
⚖️ Dotychczasowa praktyka: podwójne standardy
Jeszcze w 2023 roku fiskus stał na stanowisku, że wydatki na integrację można odliczyć tylko w części dotyczącej pracowników, a nie współpracowników. Przykładem jest interpretacja z 10 maja 2023 r. (nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM).
Według ówczesnego podejścia, kosztem były tylko wydatki poniesione na:
👩💼 pracowników i byłych pracowników,
👨💼 członków zarządu,
👪 osoby najbliższe członków zarządu,
oraz inne osoby pełniące funkcje kierownicze.
Teraz – dzięki nowemu stanowisku KAS – różnica między pracownikiem a współpracownikiem traci znaczenie w kontekście wspólnego posiłku czy poczęstunku w biurze.
✅ Podsumowanie: rozsądny kierunek zmian
Zmiana interpretacji to duży krok w stronę zdrowego rozsądku i uproszczenia podatków.
Nowe stanowisko KAS:
- uznaje, że posiłki dla całego zespołu (pracowników i współpracowników) są kosztem uzyskania przychodu,
- odrzuca błędną kwalifikację takich wydatków jako reprezentacji,
- wpisuje się w nowoczesne podejście do kultury organizacyjnej i benefitów pracowniczych.
Eksperci liczą, że fiskus pójdzie dalej i rozszerzy to podejście również na imprezy integracyjne, szkolenia czy spotkania firmowe.
💬 Wniosek dla przedsiębiorców:
Jeśli zapewniasz swojemu zespołowi kawę, owoce, lunch czy wspólny posiłek – możesz zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.
A jeśli fiskus dotychczas kwestionował takie rozliczenia – warto powołać się na interpretację Szefa KAS z 11 października 2024 r. (nr DOP4.8221.8.2021.CPXV).
Kamil Boruta – radca prawny, Aleksandra Smok
