Dla przedsiębiorców realizujących projekty z dofinansowaniem unijnym przestrzeganie wytycznych i regulacji to kluczowy element, który zapewnia transparentność w korzystaniu z funduszy. Niestety, skomplikowane procedury zakupowe mogą prowadzić do wielu błędów, które mogą być kosztowne.
Dokładny Opis Przedmiotu Zamówienia
Właściciele firm często niewłaściwie lub zbyt ogólnie opisują przedmiot zamówienia. Ważne jest, aby opisy były precyzyjne, aby uniknąć dostarczenia produktów lub usług, które nie spełniają oczekiwań. Niedokładny opis może prowadzić do sporów z wykonawcą i skutkować naliczeniem korekty finansowej w wysokości 10% wartości zamówienia.
Upublicznienie Zapytania Ofertowego
Dla zamówień o wartości powyżej 50 tys. zł, zapytania ofertowe muszą być odpowiednio upublicznione. Powinny być realizowane zgodnie z ustawą o finansach publicznych lub zasadą konkurencyjności, jeśli beneficjent nie stosuje prawa zamówień publicznych.
Oszacowanie Wartości Zamówienia
Często zdarza się również, że przedsiębiorcy zaniżają wartość zamówienia, co skutkuje naliczeniem 100% korekty finansowej, jeśli postępowanie nie jest ogłoszone zgodnie z przepisami.
Kryteria Oceny Ofert
Niejasne lub dyskryminujące kryteria oceny ofert mogą prowadzić do braku przejrzystości w procesie wyboru wykonawcy. Kryteria te powinny być ściśle związane z przedmiotem zamówienia, jasno sformułowane i umożliwiać uczciwą konkurencję. Ich wagi powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty.
Terminy Składania Ofert
Należy również pamiętać, że terminy składania ofert zależą od rodzaju zamówienia i jego szacunkowej wartości. Przedsiębiorcy powinni być czujni na niedozwolone modyfikacje w umowach, co również prowadzi do kar finansowych.
Zastosowanie się do powyższych zasad pozwoli uniknąć wielu pułapek w procesie zakupowym i cieszyć się wsparciem z dotacji bez zbędnych komplikacji!
Kamil Boruta – radca prawny, Oliwia Synowiec
