W związku z rosnącą świadomością potrzeby ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości, wprowadzono ustawę o ochronie sygnalistów (u.o.s.), która ma na celu zapewnienie bezpiecznego środowiska dla tych, którzy decydują się na raportowanie naruszeń prawa. Warto zrozumieć, czy Twoja organizacja jest zobowiązana do wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych oraz jakie obowiązki na niej spoczywają.
Kto musi wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Zgodnie z przepisami ustawy, obowiązek ustanowienia procedur dotyczy firm, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Jednakże, jest kilka wyjątków:
- Podmioty z sektora usług: Firmy zajmujące się działalnością w zakresie rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także w obszarach ochrony środowiska, muszą wdrożyć te procedury niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
- Jednostki gminy lub powiatu: Organizacje te są zwolnione z tego obowiązku, jeśli ich liczba mieszkańców nie przekracza 10 000.
Niezależnie od liczby pracowników, jeśli podejmujesz działalność w wyżej wymienionych obszarach, musisz przestrzegać wymogów ustawy.
Jakie są obowiązki podmiotów zobowiązanych?
Firmy, które podlegają ustawie, mają szereg obowiązków, w tym:
- Ustalenie procedury zgłaszania naruszeń prawa.
- Określenie treści procedury oraz sposobu przekazywania zgłoszeń.
- Przeprowadzenie konsultacji z organizacjami związkowymi.
- Podanie procedury do wiadomości pracowników.
- Ochrona poufności tożsamości sygnalisty oraz zabezpieczenie danych osobowych.
- Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Przykładowo, spółka programistyczna zatrudnia 10 pracowników na pełen etat, 10 na pół etatu oraz 32 osoby na umowach B2B. Po obliczeniach okazuje się, że stan zatrudnienia wynosi 47 osób, a zatem nie przekracza 50. W związku z tym, podmiot ten nie jest zobowiązany do wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych.
Jednak nawet w przypadku, gdy firma nie jest zobowiązana do wprowadzenia tych procedur, ochrona poufności sygnalisty nadal jest istotna. Ustawa zapewnia inne gwarancje ochrony, które warto wdrożyć, aby zwiększyć bezpieczeństwo zgłaszających nieprawidłowości.
Zrozumienie, czy Twoja firma podlega ustawie o ochronie sygnalistów, to kluczowy element ochrony osób wskazujących na nadużycia. Nawet jeśli nie masz obowiązku wprowadzenia procedur, przemyślenie, jak chronić swoich pracowników, może przynieść korzyści nie tylko im, ale i całej organizacji. Zapewniając bezpieczne środowisko, zwiększasz zaufanie w zespole oraz pozytywnie wpływasz na reputację firmy.
Kamil Boruta – radca prawny, Oliwia Synowiec
